Blog

Poprawne funkcjonowanie biura to nie tylko sprawna praca przy komputerze, ale również wiele czynności jakie pracownicy musza wykonywać poza ekranem. Prowadzenie dokumentacji często zawierającej kilku lub kilkadziesiąt stron. Sporządzenie notatek zarówno tych podręcznych jak i bardziej oficjalnych w formie raportów. Zapamiętywanie dziesiątek informacji przy pomocy małych karteczek przylepianych wokół miejsca pracy lub przypinanych do powieszonej nad biurkiem tablicy. Wszystkie te czynności wymagają artykułów biurowych w jakie wyposażone musi być każde dobrze funkcjonujące biuro. Jakie artykuły są najczęściej wybierane przez pracowników? Które z nich są obowiązkowym minimum wyposażenia, a które jedynie fanaberią?

Podstawowe wyposażenie każdego pracownika biurowego.

Biorąc się za zakup wyposażenia do biura, każdy pracodawca staje przed wyborem z pośród szerokiej gamy produktów oferowanych przez wyspecjalizowanych producentów. Różnorodność cen wpływa na końcowy odbiór wybranych produktów, zarówno poprzez ich jakość wykonania jak i komfort użytkowania. Wybór najtańszego produktu nie zawsze będzie wiązał się z niskimi kosztami, gdyż wybierając artykuły niskiej jakości narażamy się na częstą konieczność ich wymiany z powodu uszkodzenia lub zużycia.

Nawet w dobie komputerów podstawowym wyposażeniem pracownika biurowego jest kartka i długopis. Zarówno w wersji podstawowej w postaci bloczku wyrywanych kartek i długopisu z niewymienialnym wkładem jak i w wersji bardziej zaawansowanej czyli kalendarza lub organizera w twardej oprawie i atramentowych lub kulkowych piór do pisania. Często przydatnym artykułem są również markery i zakreślacze. Te pierwsze najczęściej wykorzystywane do pisania po tablicach lub większych arkuszach papieru, pomocne są przy różnego rodzaju prezentacjach przed szerszą grupą odbiorców. Do wyróżnienia fragmentu tekstu przydatne są natomiast zakreślacze, najczęściej występujące w jaskrawych kolorach żółtym, różowym i zielonym, które są dobrze widoczne wśród kontrastującego z nimi czarnego tekstu na białej kartce. Niektórzy pracownicy nie wyobrażają sobie pracy bez ołówków, czy to z wymogów stanowiska, czy to do własnych notatek, a co za tym idzie potrzebne też są materiały biurowe bez których praca z ołówkiem mogłaby się okazać kłopotliwa, a mianowicie temperówka oraz gumka do ścierania.

Porządkowanie i przechowywanie dokumentacji biurowej

Odrębną kategorią artykułów biurowych są te mające na celu pomoc w porządkowaniu i organizacji pracy biurowej. Przetwarzanie dużej ilości dokumentów wymaga materiałów pomagających w ich segregacji, katalogowaniu i przechowywaniu. Podstawowym narzędziem służącym w tych zadaniach jest najprostszy spinacz biurowy, który podczas zarządzania obiegiem dokumentów, wykorzystywany jest w ilościach hurtowych. Podobną rolę pełni zszywacz biurowy wraz ze zszywkami, jednak w odróżnieniu od spinaczy, zostawia stały ślad na dokumencie, co w wielu przypadkach jest niedopuszczalne. Zarówno spięte jak, zszyte jak i pojedyncze kartki dokumentacji powinny być przechowywane w odpowiedni sposób, zapewniający ich bezpieczeństwo przed zniszczeniem oraz dostęp w prosty sposób. W pomocy z uporządkowaniem papierów doskonale sprawdzają się teczki i segregatory oraz dodatkowo przydatne w obu przypadkach przezroczyste koszulki zabezpieczające poszczególne strony. Teczki przydatne są do przechowywania i bezpiecznego transportowania dokumentów o mniejszej objętości, natomiast segregatory mogą pomieścić setki stron. Pomocne w ich przypadku są również specjalne dziurkacze pozwalające utworzyć na kartce otwory dopasowane do uchwytów segregatora.

Organizacja stanowiska pracy

Każdy pracownik powinien dbać o porządek własnego miejsca pracy. Artykuły biurowe porozrzucane po całym biurku lub wrzucone luzem do szuflady to nie tylko nieestetyczny bałagan, ale również czas marnowany na znalezienie przedmiotu, który akurat jest potrzebny. Dlatego dobrym pomysłem na ogarnięcie przestrzeni roboczej wokół stanowiska pracy jest zaopatrzenie pracowników w organizery biurowe. Dzięki temu przydatne materiały biurowe będą zawsze pod ręką, a miejsce pracy zachowa względny porządek. Organizery występują w różnych konfiguracjach dopasowanych do potrzeb pracownika, od najprostszych kubeczków mieszczących pojedyncze przybory do pisania, po rozbudowane konstrukcje wyposażone w oddzielne przegródki na każdy rodzaj materiałów biurowych.

Leave a Comment